Organizar un proyecto puede ser un gran desafío cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas. Es por eso que debes conocer la metodología Kanban, una forma práctica, sencilla y gratuita para la gestión de proyectos que te será de gran ayuda al emprender un negocio propio, ya sea grande o pequeño.
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El método Kanban es un modo de visualizar tareas de forma fácil, lo que posibilita que se sepa rápidamente el estado del proyecto que estás desarrollando. No importa si trabajas solo o si tienes un equipo grande o pequeño, esta metodología puede ayudar a gestionar diversos proyectos.
¿Quieres saber más sobre este simple pero muy útil recurso? Entonces, continúa con nosotros hasta el final de este artículo y descubre herramientas gratuitas que puedes empezar a usar hoy mismo.
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¿Qué es la metodología Kanban?
La metodología Kanban es una forma visual de gestionar proyectos y permite ver dónde surgen los cuellos de botella que impiden que el flujo de trabajo sea continuo. Su implementación se hace a través de sencillos tableros estructurados en columnas, que representan las diferentes etapas del proyecto.
La practicidad de este método hace que sea accesible y adaptable para diversos tipos de proyecto, ya sean comerciales o no, individuales o en equipo.
Lo importante es definir las etapas para su conclusión y organizarlas en un tablero Kanban que esté disponible para todos los involucrados en el proyecto. De esta forma, cualquiera sabrá en qué etapa se encuentra, quienes son los responsables por el cumplimiento de cada tarea y se podrá identificar con agilidad lo que impide que el proceso fluya de forma eficaz.
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¿Cuáles son los orígenes de la metodología Kanban?
La metodología Kanban surgió hace aproximadamente 80 años y continúa tan vigente como cuando se originó. Poco antes de 1950, Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, empezó a estudiar un sistema de producción basado en la demanda y no en la creación de un stock para posteriormente comercializarlo.
Y fue así que surgió Kanban, cuyo nombre proviene de dos palabras japonesas: «Kàn», que significa señal visual, y Bǎn, que significa tablero.
Con ella, Ohno tenía como objetivo minimizar los desperdicios y optimizar el capital de la industria automovilística japonesa, que en aquella época estaba en crisis por la Segunda Guerra Mundial.
Al implementar la metodología Kanban se mejoró el rendimiento, se aumentó la visibilidad de las etapas del proceso y se redujeron los desperdicios. Así, era mucho más fácil acompañar las tareas y optimizarlas cuando era necesario.
¿Cómo funciona la metodología Kanban?
Kanban es un método que utiliza un tablero como base, con tarjetas que representan cada tarea.
Hoy en día es muy común encontrar la metodología Kanban de forma virtual, pues existen diversas plataformas que permiten utilizar este sistema para trabajar todo tipo de proyectos. Sin embargo, también es posible usar esta metodología de forma física, utilizando una pizarra como tablero Kanban y post-it como tarjetas que van avanzando por las etapas del proyecto.
¿Cuáles son las reglas de la metodología Kanban?
Para que el flujo de trabajo sea continuo y eficaz es necesario seguir algunas reglas que ayudarán a optimizar el desarrollo del proyecto.
Las reglas fundamentales del Kanban son 4 y te las mostramos a continuación.
No pasar de etapa si se tiene algo pendiente
Es importante que todo lo correspondiente a una etapa haya sido concluido, por ejemplo, si hay algún problema en una etapa, se debe resolver antes de pasar a la siguiente, si no, cada vez será más difícil de arreglarlo.
No adelantar tareas de las etapas siguientes
Así como no debe quedar nada pendiente, tampoco debemos adelantarnos a lo que no nos corresponde. Hacer más o menos desequilibra de la misma forma el proceso en general.
Analizar muy bien el diseño de los procesos
Es importante hacer un análisis para diseñar el proceso como un todo de forma racional, clara y estandarizada, sin dejar de considerar la independencia de cada una de las etapas.
Se debe hacer una división organizada de las tareas considerando la forma como se trabaja actualmente y revisando el proceso con frecuencia para introducir mejorías con el tiempo.
Confiar en la información de la metodología Kanban
Cada una de las etapas forma parte de un todo, por eso, es importante que en la planificación se consideren todos los detalles para que el proceso sea lo más eficiente posible.
De esta forma, todos los integrantes del equipo deben confiar y hacer lo que se solicita. Si se encuentra alguna forma de optimizarse el proceso, esto debe ser comunicado y si cabe el caso, hacer una modificación futura. Sin embargo, es importante no tomar decisiones de forma unilateral en ningún momento.
Ventajas de la metodología Kanban para un negocio
La metodología Kanban es ideal para cualquier negocio, ya que se puede adaptar fácilmente a cualquier proyecto. Mira, a continuación, sus principales ventajas:
- Visualización ágil de todo el proyecto. Poder ver rápidamente el estado de un proyecto es una de las ventajas de la metodología Kanban, puesto que el control de las tareas es mucho más sencillo.
- Transparencia en todos los procesos. Cuando se trabaja en equipo, conocer las tareas de cada uno es esencial para que haya más confianza en todo el proyecto.
- Facilita el trabajo remoto y la distribución de tareas. Las plataformas digitales de Kanban permiten que personas de diversos lugares puedan trabajar en equipo de forma sencilla y práctica, ya que es posible identificar con rapidez el andamiento del proyecto.
- Se aumenta la productividad y evita el acúmulo de trabajo. Al dividir un proyecto en etapas se evitan las tareas ineficientes, optimizando los procesos e incrementando la productividad.
- Contribuye con la flexibilidad. Cuando hay transparencia y fácil visualización de todas las etapas del proyecto, es mucho más simple responder a imprevistos.
- Favorece el cumplimiento de los plazos. Al ver todo el proyecto y tener bastante claras cada una de las etapas y plazos, es mucho más sencillo controlar el cumplimiento de las entregas.
- Facilita la optimización de los procesos. Cuando vemos un proyecto, tanto de forma integral como cada una de sus etapas individualmente, es mucho más fácil identificar puntos de mejora, lo que nos invita a una optimización constante.
Desventajas del método Kanban para un negocio
A pesar de todos los beneficios de la metodología Kanban, también debemos ver algunas de sus desventajas.
- Los proyectos muy grandes pueden resultar abrumadores. Las tarjetas facilitan la visualización, sin embargo, al ver demasiadas tareas, en los casos de los grandes proyectos, esto puede desanimar al equipo.
- Solo funcionan bien con tareas repetitivas. Si un proyecto requiere de mucha improvisación y desarrollo de acuerdo con su andamiento, Kanban no es una buena opción.
- Puede ocasionar problemas con grandes aumentos de la demanda. Generar nuevas tareas de un momento para otro puede interferir notablemente en el flujo de trabajo.
3 herramientas Kanban GRATUITAS para tus proyectos
Sin duda, la metodología Kanban funciona muy bien para proyectos que siguen un flujo de trabajo definido, no importa si son individuales o grupales.
Por eso, si quieres empezar a utilizarlos y disfrutar de todas sus ventajas, a continuación te mostramos algunas herramientas de Kanban gratuitas que puedes empezar a usar ahora mismo.
Trello
Trello es una herramienta bastante intuitiva que permite crear un tablero Kanban digital de forma gratuita e incluso es posible incorporar a diversas personas para trabajar en equipo en esta modalidad, habiendo la posibilidad de interactuar libremente dentro de la plataforma.
Existen diversas funcionalidades para organizar las tareas en Trello que pueden ser aprovechadas por los usuarios. Es por eso que hoy en día es una de las plataformas de Kanban más utilizadas en todo el mundo.
Además del plan gratuito, Trello tiene otros planes pagos también para quienes necesitan funciones extras dentro de la plataforma.
Trello es una excelente opción para pequeños negocios que buscan una herramienta sencilla que permita el trabajo en equipo de forma práctica.
Asana
Asana es otra herramienta de gestión de proyectos basada en la metodología Kanban. Con ella es posible trabajar proyectos más complejos y tiene un buen sistema de gestión de la dependencia de tareas.
En Asana también es posible visualizar una línea de tiempo que contribuye con la puntualidad en los plazos de entrega.
Con Asana es más fácil gestionar diversos equipos paralelamente. La plataforma, además, ofrece integración con diversas herramientas, incluso con Trello.
Puedes empezar con el plan gratuito y si lo necesitas, posteriormente puedes migrar para uno de los planes pagos.
Asana es la opción ideal para proyectos más grandes y múltiples. Una herramienta fantástica para poder supervisar todos de forma práctica.
Boards de TodoIst
Boards de Todolst es otro software de gestión de proyectos que permite organizar tableros Kanban para optimizar el trabajo en equipo, además de contar con funcionalidades extras que contribuyen con la organización individual de tareas.
Es la herramienta más joven de las tres y ofrece algunas ventajas ante las otras aplicaciones. Sus planos pagados suelen ser más económicos y ofrecen más posibilidades como la detección de fechas con lenguaje natural.
Boards de Todolst también es una plataforma bastante intuitiva que se integra con otras aplicaciones de Todolst.
No cabe dudas de que la metodología Kanban es una excelente herramienta al alcance de trabajadores independientes, negocios pequeños, medianos o grandes, que necesitan organizar sus proyectos de forma eficiente. Un recurso esencial para el buen funcionamiento de cualquier emprendimiento.
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