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Organiza tu correo de Gmail: 9 claves para ser más productivo

jose balandin autor blog instituto emprende

Jose Balandín

El mundo se divide entre los que tienen el correo electrónico lleno y los que no. Mantener la bandeja de entrada ordenada es como la limpieza de una casa: tiene que hacerse con regularidad. Si no cumplimos con esto los mensajes entrantes se acumularán hasta alcanzar cantidades insostenibles, haciendo que muchas veces se traspapelen los prioritarios. Un auténtico caos que te hará perder tiempo y hasta dinero, en los casos más graves.

En este post vamos a ver cómo puedes gestionar de forma correcta, eficiente y más organizada tu correo electrónico de Gmail, a fin de indexar correctamente toda la información que vas recibiendo. Este es un pilar fundamental para mantener una correcta organización y productividad.

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Elimina las notificaciones de correo electrónico

No es recomendable tener activadas las notificaciones de correo. Esto hará que pierdas la concentración durante tus actividades diarias, al tener que chequear una y otra vez el dichoso teléfono. Las dinámicas de comprobaciones no conducen a nada, tan sólo entorpecen tu productividad y concentración. Por lo tanto, te sugerimos romper con este patrón y que seas tú quien decide cuándo abrir tu mail.

Elige un horario para consultar tu correo electrónico

Una vez asimilado el primer punto, elige una hora del día para contestar los emails que recibirás a lo largo de la jornada. Un rato exclusivo que te evitará entradas y salidas continuas. Así, conseguirás ser eficaz al focalizar exclusivamente esta tarea por la mañana o por la tarde.

También pueden realizarse comprobaciones durante los descansos pertinentes, pero nunca estando en plena actividad.

Organiza tu correo de Gmail en carpetas y utiliza etiquetas

Si quieres que tu bandeja de entrada esté lo más limpia posible, lo ideal es etiquetar tus mails recibidos y moverlos a carpetas temáticas, con un color diferente para cada categoría. Esto puedes hacerlo muy fácilmente con Gmail.

Un recurso interesante es generar marcadores como “pendientes de contestar” o “pendientes de respuesta”. De esta manera obtendrás un control integral de las prioridades. Los colores de las estrellitas que ofrece Gmail son una buena fórmula para indicar la importancia y la urgencia de cada mensaje. Te recomendamos el rojo para lo que falta por responder y el verde para los pendientes de recibir respuesta.

Archiva los correos recibidos

Todo lo que está visualmente organizado quita mucha carga mental y neutraliza el estrés visual, agilizando los procesos. Es recomendable ir archivando lo que se va recibiendo, de forma que se aprovechen los hasta 15 gigas que oferta Gmail.

Es vital no borrar nada porque el correo actúa como un registro cronológico, que guarda pruebas documentales y conversaciones a las que recurrir en el futuro. Pero sólo hay que dejar en el principal aquellos mails que aportan verdadero valor.

Organiza tu correo electrónico con Gmail

Usa los filtros de Gmail para ordenar tus correos

Imagina que te envían todos los meses un tipo de factura. Cada vez que recibes un mensaje de esta categoría es conveniente que se indexe en la carpeta que le corresponde. Esto se consigue a través de los filtros, que posibilitan ahorrar tiempo en el caso de correos periódicos y rutinarios.

En Gmail hay que ir a Configuración, filtros y direcciones bloqueadas. Una vez aquí, solo tendrás que elegir las condiciones a aplicar. Puedes indicar que se elimine un determinado mensaje, que se lleve a spam o se introduzca en una carpeta previamente creada.

Configura respuestas automáticas

Si estás de vacaciones o de baja es recomendable informar de que no te encuentras operativo, para que los receptores tengan claro que no podrás atenderles.

En Gmail hay que ir a configuración, donde dispones de respuestas automáticas a habilitar en fechas concretas. Solo has de introducir el asunto y activar este mecanismo.

Programa el envío de un correo con Gmail

En Gmail, al lado del botón de enviar puedes elegir cuando programar un mensaje en base a tus necesidades. Por lo tanto, en ciertas estrategias esta función se revela como una de las más útiles.

Anula los envíos recientes

Recuerda que, si has cometido faltas de ortografía, enviado emails a receptores equivocados o empleado expresiones que no querías, dispones de 30 segundos para deshacer todo y rectificar. Una funcionalidad que es todo un salvavidas ante errores que muchas veces pueden salir caros.

Redacta tus mails en forma inteligente

  • Puedes emplear la redacción inteligente dándole al tabulador para que se activen las predicciones. El autocompletar es, en líneas generales, un mecanismo que sirve para ahorrar tiempo cuando toca redactar un mail.
  • El campo de asunto debe ser lo más sintético posible para captar la atención del receptor. Por ello, la información a destacar debe estar al principio, y siempre con una finalidad persuasiva. Así ganarás eficacia y tasa de apertura.
  • La gente lee en diagonal y se queda con las palabras clave relevantes. Ten esto en cuenta a la hora de redactar tus anuncios, y en el cuerpo del email ve al grano y no hagas perder el tiempo.

***

¿Qué te han parecido estos consejos para organizar tu correo de Gmail? ¡Cuéntanos en los comentarios!

Te recomendamos seguir leyendo nuestro post acerca de cómo crear una firma personalizada para tus correos de Gmail. 

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2 Comentarios

  1. martina

    como hago para mandar un correo masivo?
    gracias y un saludo.

    Responder

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