El tiempo es lo único que nunca sobra en esta vida, algo muy valioso tanto en lo personal como en lo profesional y por eso es importante que aprendas a cómo gestionar tu tiempo y priorizar tus tareas.
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Hazte esta pregunta: Si todos tenemos 24 horas en nuestro día, ¿Por qué hay personas que logran mucho más en su tiempo que tú?
La respuesta está clara y es que esas personas ya están utilizando técnicas para gestionar su tiempo y para dar prioridad a las tareas más importantes que deben realizar.
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Antes de empezar, vamos a hablar de un término que seguramente emplearemos y que debes conocer par ano caer en él. Te lo contamos todo en nuestro post de: ¿Qué es Procrastinar?: Trucos para Tomar Acción Hoy.
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¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo se basa en organización. Dividir las horas disponibles en función de las tareas que se deban realizar.
Gestionar nuestro tiempo de manera óptima no solo nos ayudará a ser más productivos sino a obtener una mejor calidad de vida.
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Muchas veces vamos ahogados, sentimos que llegamos tarde a las cosas o que siempre estamos ocupados.
Esto lo provoca la mala gestión del tiempo que tenemos implantada y a la cual debemos ponerle remedio cuanto antes.
Cómo gestionar tu tiempo mejor
Te vamos a dar una serie de recomendaciones que puedes llevar a cabo para organizar mejor tu trabajo y tu vida.
Lista de Tareas
Seguro que alguna vez se te ha olvidado hacer una tarea. Quizás era algo simple, algo que no llevaba mucho tiempo pero, por desorganización, no llegaste a acordarte.
Para eso es bueno tener una lista de tareas pendientes, sobre la que poder trabajar y que no nos pasen estas cosas.
Identifica las distracciones
No te sientas mal por distraerte, es algo que a todo el mundo le pasa, solo que hay que saber ponerse un límite.
Encuentra eso que te hace perder el tiempo, las búsquedas en internet, las llamadas, los WhatsApp que contestamos, etc.
Identifica todas las distracciones que ralentizan tu productividad y elimínalas.
Planifica
La recomendación es planificar cada día y cada semana, porque nos parece que es básico para mejorar la gestión del tiempo.
Cuidado con los plazos
Muchas veces estas situaciones nos vienen cuando se nos acumula el trabajo. Cuando damos los plazos, tenemos que tener en cuenta todos los factores.
No solo hablamos de otras tareas pendientes sino también a posibles imprevistos que te puedan surgir.
Automatiza procesos
Todo aquello que te ayude a reducir el tiempo de algunas tareas es bienvenido y por eso automatizar algunos de estos procesos puede ser la solución.
Pasa a otra cosa
Hay veces que es mejor pasar a otra cosa que seguir embaucados en algo que no sale.
No somos igual de productivos a todas horas, así que siempre es bueno tener en cuenta organizar las actividades en función del momento del día, y no concentrar los trabajos más tediosos cuando más cansados estamos.
Delegar
Deja atrás ese concepto de que delegar es símbolo de debilidad porque no es así. Cuando delegas en otra persona una tarea para emplear tu tiempo en otras más importantes, es símbolo de inteligencia.
Esto no solo te va a ayudar a ser más productivo sino también a reducir tu estrés.
Nos queda una recomendación muy importante pero como es la segunda parte de este post sobre cómo gestionar tu tiempo y priorizar tus tareas, lo vamos a ver más ampliamente en el siguiente punto.
Cómo priorizar tus tareas
Darle prioridad a unas tareas por encima de otras es algo básico a la hora de organizar nuestro tiempo. Hay muchas técnicas para esto pero hoy os vamos a contar las más conocidas.
La matriz de Eisenhower
El que fuera presidente de los Estados Unidos y general en la II Guerra Mundial, Dwight Esenhower, se convirtió en un experto en la toma de decisiones y su método se sigue usando.
Este consiste en organizar las tareas según su grado de importancia, prioridad y urgencia.
Haríamos un cuadrante en el que apuntaríamos las cosas que son tan importantes como urgentes; las tareas importantes pero no tan urgentes; las tareas urgentes pero no importantes; y, las tareas que ni son importantes ni son urgentes.
Método ABCDE
Este consiste en tomar tu lista de tareas y asignarles una letra en función de su importancia, siendo la A la más importante y la E la que deberíamos eliminar si fuese posible.
Asegúrate de trabajar siempre tus tareas A y B porque son las que te ayudarán a seguir avanzando.
Método POSEC
Está basado en una hipótesis de Abraham Maslow y las siglas corresponden a las palabras en inglés: Prioritize, Organize, Streamline, Economize, Contribute.
El método POSEC comienza por priorizar las actividades en las que vas a invertir tu tiempo, que serán las más importantes de acuerdo a tus metas.
El siguiente paso es organizar la manera por la cual realizaremos cada tarea para lograr el objetivo.
La parte de Streamlining, o racionalización, es donde situamos las actividades que no nos gusta hacer, que no queremos hacer, pero que son necesarias.
En la parte de economizar distinguimos actividades no urgentes pero que sí son importantes, y que además disfrutas al hacerlas.
En la zona inferior, en la de contribuir hace referencia a actividades que nos hacen contribuir con cosas buenas a la sociedad y el mundo.
No lo dejes para mañana
Se trata de un método nacido de la cita de Mark Twain: «Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana».
Esto lo traducimos como que lo primero que tenemos que afrontar en nuestra jornada de trabajo son las tareas más grandes y complejas.
Una vez que hayas hecho las tareas más urgentes del día, podrás ocuparte del resto, pero con menos presión y estrés porque ya te habrás ocupado de lo más importante.
Con esta última técnica os dejamos y terminamos aquí este pequeño tutorial sobre cómo gestionar tu tiempo y priorizar tus tareas.
Esperamos que todos estos consejos y recomendaciones os sirvan de ayuda y comencéis a ser más organizados tanto en vuestro trabajo como en vuestra vida.
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