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Cómo afrontar la primera reunión con un cliente

Al iniciar un negocio o proyecto, hay una situación que no vas a poder esquivar y se trata de la temida primera charla de negocio con posibles clientes. Para ayudarte en ello y que estés preparado para ese momento, te vamos a explicar cómo afrontar la primera reunión con un cliente.

Estas reuniones pueden tener lugar tanto en físico como por Internet, ayudados de alguna aplicación tipo Skype y tanto una cosa como la otra tienen sus ventajas. Ante todo, lo primordial es que te relajes, que confíes en tus posibilidades y que hagas caso a estos pequeños trucos que te daremos.

Si aún no tienes clientes con los que reunirte, te dejamos este post en el que os hablamos sobre Cómo conseguir más clientes.

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Pasos previos a la entrevista

Imaginemos que nuestra reunión ya tiene fecha y hora y que está muy cerca de celebrarse. Vamos a tener que tener en cuenta en principio una dualidad, y es de si se trata de una entrevista presencial u online.

Reunión Presencial

Para las reuniones presenciales os recomendamos empezar por informaros del sitio, cómo llegar y cuánto tiempo os separa. Esto son pasos previos claves para llegar puntual a la cita y comenzar la reunión con buen pie. Luego hay otra serie de elementos que debes tener en cuenta como el medio de transporte que vas a usar, teniendo en cuenta, si usas tu vehículo personal, el tiempo de buscar aparcamiento y llegar al menos 5 minutos antes de la hora acordada.

primera reunión cliente presencial

Otro elemento previo a tener en cuenta es la imagen que quieres dar. Con esto no  queremos decir que tengas que acudir trajeado de cabeza a los pies. Al igual que a una entrevista de trabajo, tu vestimenta tiene que ir un poco acorde con la imagen de la marca, pudiendo ser esta más formal o informal.

Prepara documentos, y tu portfolio, que puedan ayudarte a reforzar todo aquello que le vamos a proponer al cliente, como pueden ser imágenes o presentaciones.

Reunión Online

En este punto contamos con la ventaja de que vamos a estar en terreno conocido, nuestro hogar. No tenemos que tener en cuenta la puntualidad al llegar, porque no nos vamos a desplazar, pero eso no significa que no tengamos que dar pasos previos.

primera reunión cliente online

Lo principal sería tener abierta la aplicación desde la que os vais a reunir, comprobar el estado de la conexión para que no tengas problemas una vez hayas iniciado.

Para dar una buena imagen, es conveniente vestir bien y que el fondo que pueda ver la otra persona esté totalmente limpio. Es verdad que aquí no os vais a ver de cuerpo entero y que podéis usar el viejo truco de arreglado por arriba y en pijama por abajo, no seréis los únicos, te lo podemos asegurar.

Al igual que para el caso presencial, deberías tener a mano cualquier documento que te sirva como apoyo a la hora de ofrecer tus servicios en la reunión como puede ser tu portfolio.

Cómo afrontar la primera reunión con un cliente

Ahora sí, ya una vez metidos en el lío, toca ver cómo vamos a afrontar la primera reunión con un cliente e intentar al menos sacar una auditoría con la que mostrarle nuestras ideas para acabar con el problema que acarrea.

Introducción

En esta primera toma de contacto deberíamos tener como objetivo el que nos vean como expertos y que tenemos muchas preguntas que resolver para poder ayudarles de la mejor manera.

Un error muy frecuente en este punto es querer presentar la empresa desde el primer momento, sin conocer los problemas y el contexto en el que se mueve la otra parte. Querer remarcar la empresa no es algo que te tenga que ayudar para posicionarte como experto. Aquí es donde vamos a tratar de dar solución que entregamos a esa persona o empresa, y puede hacerse dando a conocer que se han ayudado a empresas similares a la suya, ofreciéndole beneficios al adquirir los servicios o nuestros productos, etc.

Investigación

Esta segunda etapa es la más importante de la reunión. A través de hacer las preguntas adecuadas, iremos investigando cuáles son las problemáticas o necesidades que tiene este cliente potencial. Aquí nuestro trabajo será más el de escuchar que el de hablar, esa parte se la dejaremos al interlocutor.

Es un punto clave de la reunión porque es donde vas a darte cuenta de si ese es un cliente para ti o no, y si el problema que nos comparte es lo suficientemente importante como para darle solución inmediatamente.

Aquí tus mayores aliados son la escucha activa y tener encendido el foco ayuda, ofrecerle tu mano al cliente y hacer las preguntas adecuadas que te ayuden a descubrir, dimensionar y solucionar el problema.

Muestra tus aptitudes

Cuando ya sabes cuál es el problema y si es algo en lo que tú puedes ayudar, es el momento de explicar por qué somos las personas adecuadas para acabar con el «dolor» que sufre ese cliente.

Aquí si entraría una presentación de la empresa que representas y aportar algún tipo de documentación. Todo dependerá de lo que hayamos descubierto en la etapa anterior.

Cierre final

Este cierre final también tiene un objetivo y es acabar con un hito de avance. Para cerrar la operación, establecer y formalizar los siguientes pasos que vamos a dar es lo principal. Para ello pensaremos en ofrecer micro compromisos para conseguir así ese paso adelante.

cierre de la reunión

Algunos de estos pequeños compromisos que podemos sacar es visitar un lugar, hacer una demostración, tener una auditoría o directamente pasar a una presentación de propuesta. Todo va a depender de como ha ido la entrevista, pero lo ideal es que de esa reunión saques el siguiente paso a dar para continuar en el proyecto.

 

Ahora que ya has conocido cómo afrontar la primera reunión con un cliente, es el momento de ponernos manos a la obra y lanzarnos al mundo laboral para encontrar muchos de ellos.

Sabemos que los nervios son lo más difícil de templar, pero puedes hacer ejercicios de respiración o similar para alcanzar un buen punto antes de enfrentarte a este reto.

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