Trello: Guía básica para la gestión de proyectos

Cuando se trata de emprender un nuevo proyecto, una buena organización es fundamental para cumplir metas y establecer objetivos. Es por eso que debes conocer Trello, la plataforma de gestión de proyectos gratuita que ayuda a miles de emprendedores en sus tareas diarias. En esta guía te contaremos cómo utilizarlo para llevar adelante la organización de tu negocio.

¿Qué es Trello? La plataforma de gestión de proyectos aliada de los emprendedores

Trello es un software diseñado para la gestión de proyectos de trabajo en equipo. Esta plataforma permite organizar información a través de la incorporación de tecnología KanBan, a través de tarjetas virtuales donde se puede organizar tareas, agregar listas, adjuntar archivos, etiquetar eventos, agregar comentarios y compartir tableros.

Trello funciona a través de una plataforma de formato web o también se encuentra disponible como aplicación para IOS y Android, en la que los usuarios pueden volcar información y recursos multimedia, y mantener una organización dentro de los equipos de trabajo. Como mencionamos anteriormente, esta gestión es posible a partir de tarjetas virtuales que pueden arrastrarse y situarse en tableros configurables.

En estas tarjetas es posible indicar las características de una tarea a cumplir, los requisitos, fechas establecidas, miembros que participan, descripción de lo que conlleva dicha tarea y hasta un recordatorio de tiempo limite para realizarla.

¿Cómo funciona la metodología Kanban para la gestión de proyectos?

La metodología Kanban utiliza un tablero con tarjetas que representan cada tarea.

El método Kanban permite visualizar tareas de forma sencilla, lo que posibilita que se sepa rápidamente el estado del proyecto que estás desarrollando. Esta metodología suele ayudar en la gestión de diversos proyectos ya sean en equipo o individuales ya que mejora el flujo de trabajo y resulta muy intuitiva.

Si quieres conocer más sobre este tipo de plataformas y la metodología KanBan puedes visitar también este artículo relacionado: Metodología Kanban: qué es y cuáles son sus aplicaciones

Características y ventajas del método Kanban que utiliza Trello

Algunas de las características y ventajas que presenta este tipo de metodología son:

• Visualización. Puedes ver de forma ágil el progreso del proyecto y el flujo de trabajo ya que utiliza tarjetas y tableros visuales.
• Intuitivo. Es una metodología muy intuitiva que permite gestionar un proyecto de forma muy sencilla y con muy buenos resultados en la organización.
• Mejora continua. El formato visual permite ver todo el proyecto y perfeccionarlo cada vez mas.
• Supervisión. Presenta la posibilidad de trabajar en equipo y supervisar todas las tareas de los miembros.
• Fechas y plazos. Resulta mucho más fácil controlar el cumplimiento de las entregas de acuerdo a las fechas y plazos establecidos.
• Facilita el trabajo online. Actualmente los freelancers y las personas que trabajan bajo la modalidad online suelen utilizar estas plataformas digitales con metodología Kanban ya que permite que varios usuarios puedan trabajar en equipo al mismo tiempo.

 

¿Cómo crear un tablero de Trello desde cero para gestionar proyectos? 

• Registrate en la plataforma de Trello con un email y contraseña.
• Haz click en + que aparece en la parte superior de la plataforma online.
• Agrega un título del tablero y un fondo predeterminado que ofrece la plataforma.
• Configura la visibilidad, si quieres que sea privado (en caso de que se trate de un proyecto personal), espacio de trabajo (si vas a sumar miembros) o público (cualquier persona tendría acceso).
• ¡Y listo! Ya tendrás tu tablero de Trello para empezar a organizar la información.

 

Guía básica para gestionar un proyecto de contenidos 

Trello es una plataforma ideal para que los emprendedores gestionen proyectos de contenidos. Este programa utiliza metodología de arrastre, y favorece el trabajo en remoto por su formato sencillo e intuitivo. A continuación te dejamos una guía para gestionar un proyecto de contenidos:

• Una vez realizado el tablero como indicamos en pasos anteriores, haz click en «Añadir lista»
• La plataforma directamente va permitir agregar un título a la lista.
• Puedes agregar un título de lista como por ejemplo «Reel».
• Una vez creada la lista, haz click en «añade una tarjeta» e introduce el nombre que quieres darle a esa tarea, por ejemplo «Guión de reel» aquí anotarás todo el guión para crear ese proyecto, en el mismo puedes incorporar fotos, videos y hasta un tiempo limite.
• Luego puedes agregar otra tarjeta incorporando otro nombre de lista como por ejemplo «grabación«, en esta tarjeta puedes añadir una descripción con los planos, e ideas de grabación para realizar el video.
• Abajo puedes añadir otra tarjeta que tenga como nombre «Edición«, en esta incluir una descripción con las indicaciones para editarlo, por ejemplo si agregar subtítulos, hacer zoom, recortes y transiciones.
• Finalmente, agregar una tarjeta que indique que el video está terminado y listo para compartir, por ejemplo «Reel para publicar» y en la descripción incorporar la fecha de publicación.

De esta manera en una misma lista tendríamos todo el proceso que conlleva la gestión de un proyecto de contenidos para redes sociales. Podemos tener varias listas con distintos contenidos.

Guía básica para compartir tableros con los miembros de tu equipo

• Una vez realizado el tablero y las listas de trabajo, haz click en «compartir» en el botón azul que figura al costado derecho.
• Escribe el correo electrónico del miembro del equipo que quieras que forme parte (Asegúrate de que esté registrado en Trello).
• Una vez agregado el email pulsa en «compartir» y listo.
• Otra opción es copiar el link del tablero, para esto pulsa en «crear enlace», selecciona para copiar y envíalo a tus compañeros de trabajo.

 

Otras alternativas de gestión de proyectos que también utilizan tecnología Kanban

Trello, es uno de los programas de  gestión de proyectos más conocidos para compartir ideas, organizar  contenido de redes sociales, establecer objetivos con un equipo de trabajo y mucho más. Sin embargo, existen otras alternativas que también utilizan este tipo de metodología Kanban para la gestión de proyectos.

Entre ellos se encuentran:

Asana

Asana es una herramienta muy utilizada por las personas de la era digital para  gestionar y organizar su trabajo. Ofrece también la posibilidad de gestionar el trabajo a través de la metodología Kanban, además incorpora una linea de tiempo que contribuye a cumplir los plazos de entregas establecidos. Esta plataforma permite la integración con diversas aplicaciones incluida Trello.

TodoIst

TodoIst es una plataforma también de gestión de proyectos que ofrece la posibilidad de organizar y optimizar el trabajo en equipo gracias a la incorporación de la tecnología Kanban, de esta manera es posible hacer seguimiento de las tareas cotidianas de la vida y el trabajo.

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