Tienes que responder un correo de trabajo y −en cambio− te pones a ordenar tu bandeja de entrada. Debes entregar un proyecto en un par de días pero cada vez que te decides a comenzar, vas por un bocadillo a la cocina o te distraes con las redes sociales. Sabes que debes concentrarte, pero no puedes dejar de procrastinar.
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Procrastinar es el hábito de postergar, diferir o aplazar una tarea. (Y es algo que ocurre mucho más de lo que nos gustaría admitir).
Cuando llevas adelante un proyecto emprendedor, la tendencia a aplazar tareas puede convertirse en algo serio, que te aleja de tus objetivos y genera estrés y ansiedad.
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Pero, ¿cómo dejar de procrastinar? En este artículo, te compartiremos una serie de trucos y estrategias para ponerte en acción, recuperar tu productividad y evitar que tus tareas pendientes se conviertan en una bola de nieve.
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¿Qué es procrastinar?
Procrastinar implica postergar o aplazar deberes o responsabilidades importantes, para centrarse en tareas que son menos relevantes pero más gratificantes o placenteras a corto plazo.
En general, solemos procrastinar tareas que conllevan un gran esfuerzo mental o situaciones que nos da miedo enfrentar. Al dejar estas tareas para después, idealizamos nuestra productividad en el futuro, ya que tendemos a pensar (erróneamente) que luego tendremos más tiempo para dedicarnos a ellas. Bajo esta creencia falsa, estiramos el momento de encargarnos de estas tareas lo máximo posible y acumulamos pendientes hasta el último momento.
Cuando ocurre de forma aislada, la procrastinación no es un gran problema, pero puede tornarse en uno muy serio si se vuelve algo habitual, ya que nos impide alcanzar objetivos y solucionar problemas… En otras palabras: bloquea nuestro crecimiento.
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¿Por qué procrastinamos?
Entender cuáles son los motivos que nos llevan a postergar tareas es el primer paso para dejar de procrastinar. Estas son las razones más comunes por las que solemos posponer tareas y proyectos:
- Temor a enfrentarte a tareas complejas. La dificultad de una tarea suele ser un detonante para dejarla a un lado e ir a algo más fácil. También ocurre con las actividades poco definidas o que no terminas de comprender: al no saber por dónde empezar, acabas por distraerte con otras tareas.
- El perfeccionismo es otra barrera que puede llevarte a postergar una actividad. El temor a no estar a la altura y no acabar la tarea tan bien como te gustaría, puede llevarte a procrastinar.
- La pereza es otra gran aliada de la procrastinación. Cuando no te gusta una tarea, es más fácil que la abandones y la sustituyas por otras actividades más divertidas como ver la televisión o perder el tiempo en tus redes sociales.
En este vídeo hablamos sobre la autoexigencia y el perfeccionismo, y te damos algunas pautas para vincularte de forma más realista con las actividades de tu día a día:
7 trucos para dejar de procrastinar y ser más productivos
Si la procrastinación te está impidiendo avanzar con tus objetivos y desplegar todo tu potencial, es hora de recuperar el control. Aquí te proponemos algunas estrategias, trucos y recomendaciones que pueden ayudarte a dejar de postergar tareas y aumentar tu productividad:
Divide tus tareas en otras más pequeñas
Cuando te encuentras con un objetivo demasiado ambicioso o un proyecto que ya sabes que te llevará tiempo completar, puede que te agobies y no sepas por dónde comenzar. Lo mejor, en este caso, es dividir las tareas grandes y laboriosas en actividades más pequeñas, que te resulten más fáciles de manejar. De esta forma, además, te resultará más fácil medir tus avances.
Por ejemplo, si tienes el objetivo de crear una página web para tu negocio, probablemente te abrumarás de sólo leerlo y dilatarás el momento de comenzar una y otra vez. Pero si lo divides en tareas más pequeñas que puedes ir haciendo poco a poco, no lo procrastinarás ya que lo verás más fácilmente realizable.
En este caso, crear una página web podría dividirse en micro tareas como:
- Comprar un domino y hosting para tu nueva web.
- Pensar cuál será la estructura y las páginas que tendrá tu web
- Redactar el texto de la home
- Hacer las fotos para la web
Planifica tu día la noche anterior
Toma un folio en blanco, una agenda o lo que quieras y piensa las tareas que deberías abarcar a la mañana siguiente. Tener una planificación es clave y una vez lo conviertas en un hábito verás como avanzas en productividad.
Una vez que hayas creado una lista de tareas para el día siguiente, asígnales qué cantidad de tiempo habrás de dedicarles (y procura sobreestimar tiempo, por cualquier contingencia que pueda ocurrir). De esta forma, te asegurarás de que tu listado resulte realista.
Y algo muy importante: incluye espacios de ocio en tu lista de tareas cotidianas, pero asígnales un marco concreto de tiempo. De esta forma, lograrás balancear entre trabajo y actividades placenteras, sin interrumpir tus horas de productividad.
Planificar tu día la noche anterior tiene muchos beneficios:
- Comenzarás el día sabiendo exactamente lo que tienes que hacer. Esto no sólo te da foco y dirección, sino que te genera una sensación de control sobre tu tiempo y tus tareas.
- Aprenderás a estimar mejor cuánto te llevan ciertas tareas y evitarás esas listas eternas que resultan imposibles de cumplir.
Ten objetivos específicos (y comienza de forma gradual)
Cuando te propongas un objetivo, intenta ser específico y concreto a la hora de definirlo. «Quiero hacer más ejercicio», por ejemplo, es tan poco concreto que casi seguro terminarás ocupando tu tiempo en otras tareas. En cambio, si decides lo siguiente será mucho más fácil:
¿Qué ejercicio vas a hacer? Natación.
¿Dónde lo vas a hacer? En un gimnasio que está cerca de casa.
¿Cuándo lo vas a hacer? Los lunes y miércoles.
Por otro lado, comienza de a poco y ve aumentando el tiempo que dedicas a esa tarea u objetivo de manera gradual. No intentes abarcar demasiado desde un primer momento, ya que es probable que te canses y termines frustrándote.
Supongamos que no haces nada de ejercicio, pero te gustaría empezar a hacerlo. De nada servirá que te propongas ir al gimnasio todos los días, porque seguramente a la semana siguiente abandonarás por las tremendas agujetas que tengas.
Es mejor comenzar poco a poco e ir incrementando el nivel de exigencia de forma gradual.
De esta manera, al exigirte menos, es muy probable que logres cumplirlo y esto te dará el subidón suficiente para no abandonar, sino todo lo contrario: ¡te sentirás más motivado! Y querrás hacer más y más por lo bien que te sientes habiéndolo logrado.
La regla de los 2 minutos de James Clear
James Clear es autor del libro «Hábitos Atómicos» y escribe acerca de productividad. En su blog, compartió su regla para dejar de procrastinar:
Si una tarea puede completarse en menos de dos minutos, hazla en ese mismo momento.
Enviar un mail, lavar los platos después de comer o tirar la basura son actividades que solemos postergar cuando su realización en verdad es muy rápida.
Por otra parte, James Clear propone utilizar la regla de los dos minutos para adquirir nuevos hábitos. Por ejemplo, si quieres adquirir el hábito de leer, puedes empezar por leer una página, lo que llevará dos minutos. Con el tiempo, esto te irá empujando a cada vez leer más y más, hasta que en lugar de leer una página, leas un capítulo, y finalmente, un libro entero.
Técnica pomodoro
Otra famosa estrategia contra la procrastinación es la técnica del pomodoro de Francesco Cirillo.
Su creador quería implementar una técnica que le permitiera concentrarse todo el tiempo posible sin que sea cansado para el cuerpo y la mente, y que a la vez, acabara con la satisfacción del trabajo bien hecho durante una jornada completa.
La técnica pomodoro se fundamenta en la idea de dividir tu tiempo en bloques de unos 25 minutos de duración.
Para ello, se organiza el trabajo de la siguiente manera:
- Elige una tarea que quieras hacer. Da igual que sea algo grande, algo pequeño, algo que has estado posponiendo durante un millón de años: no importa. Lo que importa es que sea algo que merezca tu atención completa.
- Establece un temporizador por 25 minutos. Puedes usar un cronómetro del móvil o hacerlo como quieras. Pero debes comprometerte a concentrarte durante 25 minutos. Será como hacer un pequeño juramento contigo mismo: “Pasaré 25 minutos en esta tarea y no me interrumpiré”. ¡Puedes hacerlo! Después de todo, son sólo 25 minutos.
- Trabaja en la tarea hasta que suene la alarma. Sumérgete en la tarea durante los próximos 25 minutos. Si de repente te das cuenta de que tienes algo más que debes hacer, no te distraigas. Simplemente escribe en un papel esa tarea de la que te has acordado. ¡Pero NO hagas multitarea! No pierdas la concentración.
- Y cuando suene la alarma, ¡ya puedes felicitarte a tí mismo! Has logrado hacer un “Pomodoro” entero sin interrupciones en una tarea. Y seguro que gracias a ello has sido mucho más rápido y productivo.
- Al finalizar tu pomodoro, haz un descanso de entre 3 y 5 minutos. Si unes sesiones de 4 pomodoros, podrás tomar un descanso más largo para dejar respirar al cerebro y que esté descansado al reiniciar la actividad.
Método de la flecha
Este método es muy sencillo y parte de la lógica de que si afrontas tus tareas más complejas y pesadas en los primeros días de la semana, el resto de tus día serán mucho más llevaderos e irás veloz como una flecha.
Piensa qué tareas de tu semana puedes adelantar para el lunes y/o martes, y reubícalas allí. De este modo, te habrás liberado de lo más tedioso al comenzar la semana y ganarás mucha tranquilidad.
La matriz de Eisenhower
No todas tus tareas tienen la misma importancia, ni la misma urgencia. Aprender a priorizar es esencial para poder detectar qué cosas requieren de tu atención en primer lugar y cuáles pueden esperar.
Muchas veces, perdemos demasiado tiempo en tareas superfluas que no tienen verdadero impacto en el resultado final, en lugar de enfocarnos en aquellas que nos permiten avanzar más rápido y que son mucho más centrales para nuestro proyecto.
La matriz de Eisenhower puede resultarte muy útil para aprender a identificar tus tareas clave y gestionar mejor tu tiempo. Se trata de una tabla compuesta por dos filas y dos columnas. En las columnas, se representan las tareas que son urgentes y las no urgentes, mientras que en las filas se ubican las tareas importantes y no importantes. Para decidir qué hacer con tus actividades, deberás escribirlas en el cuadrante teniendo las siguientes opciones:
- Actividades Importantes y Urgentes: son las que deberías hacer de inmediato y no puedes permitirte procrastinar.
- Actividades Importantes y No Urgentes: Al ser importante deberás programar un momento en el día para realizarla. Serían el segundo escalafón y deberías encargarte de ellas tras haber hecho frente a las de primera clasificación.
- Actividades No Importantes y Urgentes: estas actividades suelen ser fácilmente delegables en otras personas si puedes permitírtelo y así ganar tiempo.
- Actividades No Importantes y No Urgentes: cuando quieres cumplir con tus objetivos, estas actividades deberían ser la menor de tus preocupaciones.
Dejar de procrastinar no es una tarea sencilla. Pero esperamos que estas técnicas y sugerencias te ayuden a dejar atrás los hábitos que afectan tu productividad y a recuperar el control sobre tu tiempo. Nos gustaría muchísimo saber qué haces tú para combatir la procrastinación y organizar mejor tus tareas diarias. ¡Cuéntanos en los comentarios!
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He fundado otros proyectos como Cocina Casera, una de las webs de gastronomía con más lectores.
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la mejor decisión qué he tomado en mi vida instituto emprende me ha dado la oportunidad de cambiar mi vida y pensamientos .
gracias jose por la oportunidad brindada vamos para adelante de una mejor manera bendiciones
Wow! Que comentario tan bonito Alma, mil gracias!
Hola, solo quería agradecer por escribir este artículo, ha sido de mucha bendicion para mi vida, estoy luchando mucho con esto, trataré de poner en práctica sus consejos, Mil gracias.