¿Qué es Notion y cuáles son las ventajas de utilizarlo?

Cuando tienes una marca, emprendimiento o negocio, tienes muchas tareas y proyectos que organizar. Es por esto que hoy te traemos una excelente solución para que lleves tus pendientes de forma organizada y con todos tus proyectos bien gestionados. Se trata de Notion, un programa que es ideal para la organización y gestión de negocios. En este artículo te vamos a contar de que trata, cuáles ventajas ofrece y cómo empezar a utilizarlo.

¿Qué es Notion?

Notion es una plataforma que incluye varias herramienta que combinan la gestión de tareas, bases de datos y notas en un mismo sitio. Es un espacio integral ideal para el trabajo remoto  que les permite a los usuarios administrar sus tareas, organizarlas y colaborar con otras personas.

Dentro de las funciones que presenta la plataforma ofrece la posibilidad de almacenar información de manera sencilla y organizada, ofreciendo tablas para gestionar las tareas y proyectos de cada negocio, además cuenta con un calendario donde es posible programar fechas.

Notion es ideal para escribir, planificar y organizar la información. Es intuitiva y fácil de utilizar, esta plataforma optimiza la productividad para lograr más eficiencia y mejores resultados.

Esta plataforma esta compuesta por una serie de páginas que gracias a su variedad de herramientas se adapta a cada usuario. Cada página es personalizable, ofrece opciones de títulos y cuadros de textos. Esta aplicación es una de las preferidas por los profesionales, dueños de negocios o marcas, ya que permite organizar tanto aspectos de la vida personal como laboral. Además, es posible utilizarla para realizar «journaling» una práctica que funciona como un diario donde se van plasmando los objetivos a corto, mediano y largo plazo, además de anotar las emociones, deseos y miedos.

¿Cuáles son las ventajas que ofrece Notion?

Notion ofrece varias ventajas a los usuarios que utilizan la plataforma, entre ellas:

• Organización y planificación de tareas.
• Gestión y seguimiento a proyectos.
• Optimización de productividad para lograr más eficiencia.
• Toda la información en un mismo sitio.
• Distintas herramientas para gestionar información.
• Facilidad de uso y una interfaz intuitiva.
• Ofrece plantillas personalizables de páginas con títulos y cuadros de texto.

 

¿Cuáles son las funciones más utilizadas de la plataforma?

Notion cuenta con varias funciones, entre las más utilizadas dentro de la plataforma, se encuentran el calendario, que permite visualizar las tareas pendientes de forma diaria y hacerles un seguimiento. Por otro lado cuenta con un tablero donde los usuarios pueden escribir los objetivos a corto, mediano y largo plazo que tienen con sus negocios para poder gestionarlos. Otra de las funciones más utilizadas son las tablas y listados. Es posible crear páginas con el formato de una tabla ideal para gestionar datos y realizar un control, mantiene un estilo similar al del Excel, en cuanto los listados, se trata de listas enumeradas las cuales permiten marcar como tareas completas o pendientes.  Por último, como nombramos anteriormente, cuenta con plantillas personalizables, lo que genera que la aplicación sea muy intuitiva. La aplicación brinda opciones de plantillas como por ejemplo de trabajo, viajes, películas, libros leídos, entre otras.

Funciones que incorporan inteligencia artificial en Notion:

• Resumen de contenidos.
• Lluvia de ideas IA: Ideal para esos momentos de bloqueos creativos.
• Escritura de borradores: Permite escribir borradores para ahorrar tiempo a los usuarios a la hora de redactar emails, frases, copys, entre otros textos.
• Corrección de ortografía y gramática.
• Traducción de contenidos.

¿Cómo empezar a utilizar Notion? Primeros pasos

Como mencionamos anteriormente, Notion es una herramienta que busca facilitar la vida a los usuarios ayudando a gestionar sus tareas cotidianas y profesionales a través de sus notas, tablas, calendario y otras funciones. A continuación, mencionamos cómo empezar a utilizar esta plataforma:

1. Registrate como usuario

Lo primero que debes hacer para empezar a utilizar Notion es ingresar a la plataforma y registrarte como usuario en el sitio oficial o descargar la aplicación.

2. Empezar a estudiar la Interfaz:

Si bien es sencilla de utilizar, recomendamos tomarse un tiempo para analizar las funciones que tiene disponibles. Esta plataforma cuenta con plantillas personalizables lo que la hace muy atractiva y te permitirá en poco tiempo estar gestionando todas tus tareas dentro de la aplicación.

3. Crea tu primer base de datos

Puedes almacenar información a partir de notas, tareas, archivos, entre otros. Para crear una base de datos simplemente busca «Base de datos» en la pestaña «Crear una página nueva» y elige la plantilla que más te guste.

4. Utiliza las tablas para gestionar información y proyectos

Agrega columnas con las secciones que componen tu proyecto como miembros, estado del mismo, plazos de entrega, entre otros.

5. Empieza a personalizar contenidos

Personaliza con tu información las plantillas de notas y documentos. Puedes elegir las plantillas de notas que más se adapten a ti y empezar a configurar la información.

6. Invita a personas a colaborar con tus proyectos

Gracias a su tecnología avanzada e incorporaciones es posible trabajar en simultáneo con miembros de tu equipo. Simplemente debes invitarlos en la sección «compartir» cargando el mail de los miembros en el proyecto.

7. Almacena tu información en la nube

La plataforma permite agregar tus archivos en la nube para asegurarlos y que puedas ingresas a tu información desde cualquier dispositivo, es similar al drive.

Journaling en Notion

Si eres de los que prefieren todo digital, puedes utilizar Notion para hacer journaling, una practica de escritura donde cuentas tu día a día en tu negocio, que proyecciones tienes, que objetivos, miedos y deseos. Notion, en este caso, vendría a actuar de cuaderno personal, puedes tomarte tu tiempo para personalizar notas y escribir sobre tus avances y retrocesos.

La aplicación permite mantener tu información organizada y protegida gracias a que puedes almacenar todo en la nube.  Además, una de las ventajas con las que cuenta es que de un simple vistazo podrás ver cuanto avanzaste en el tiempo.

Si te gustaría conocer más sobre el Journaling, puedes visitar nuestro artículo y empezar a poner en marcha esta práctica para potenciar tus proyectos:

• Journaling: ¿Qué es y cómo nos ayuda en nuestro negocio?