Cuando te acostumbras a hacer un trabajo y lo tienes dominado, cuesta mucho pasarlo a otros, aunque eso te esté causando estrés y haciendo que se te acumulen otras tareas. Es por eso, que hoy te hablamos sobre claves para aprender a delegar.
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Es un paso muy importante que hay que dar, tanto por el bien del proyecto como por el tuyo personal. Al final tienes que ser consciente de que no puedes llegar a todo solo y debes empezar a confiar en alguien más.
La teoría es más fácil que la práctica y, para que se te haga más llevadero, puedes tomar en cuenta este artículo en el que te daremos algunos consejos.
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Algo que también ayudará en esta tarea es estar rodeado de gente en la que poder confiar y sobre todo, cómo organizarlas, así que te vendría bien ver el siguiente vídeo donde te lo explicamos:
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¿Por qué nos cuesta delegar?
Haz una introspección en ti mismo y busca las causas por las que no consigues llegar a delegar. Debes identificar eso, contra lo que tenemos que luchar para empezar a ser más libres y abiertos a la hora de traspasar tareas.
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Para que te sirva de ayuda, aquí tienes algunas de las causas más frecuentes que nos impiden delegar:
- Perder el tiempo: una de ellas es el miedo a perder el tiempo. A veces aparece una vocecita en tu cabeza que te dice que al final es más caro delegar la tarea que hacerla nosotros mismos.
- Confianza: otro miedo que aparece es la incertidumbre por si la persona a la que vamos a delegar la tarea está preparada para hacerla.
- Perder poder: hay quienes se toman esto como algo contraproductivo y ante lo que vas a perder poder. No solo cuando eres jefe sino también cuando eres un empleado y tienes que delegar sobre otro compañero.
¿Por qué deberías empezar a delegar?
Delegar es algo de lo que difícilmente te vayas a salvar porque forma parte del desarrollo de cualquier empresa. Nadie puede hacerse cargo de todo, y asegurar que el buen funcionamiento de una empresa no puede recaer en una sola persona.
Eso sí, delegar no es algo que debamos decidir cuando las cosas van mal. Nos referimos a cuando vemos que el tiempo se nos ha echado encima y ya la tarea se vuelve en urgente, cuando la carga de trabajo aumenta demasiado o cuando lo decides para quitarte una tarea que no tienes ganas de hacer.
En estos casos, delegar sí resulta contraproductivo. Fuera de eso, lo que si queremos es delegar para alcanzar objetivos como:
- Conseguir más tiempo: el cual usaremos para dedicarle a tareas o proyectos más importantes. Es encargándote de esas tareas como más productivo vas a ser para la empresa.
- Dar motivación a tu equipo: tienes que saber que delegar no es solo bueno para ti, sino también para tus empleados o compañeros. Asignarle nuevas tareas y hacer que asuman nuevos retos, ayudarán a que su implicación en la empresa crezca.
- Ceder responsabilidades: cuando delegas no solo entregas una tarea, sino que traspasas una responsabilidad a otra persona. Hay que hacerlo de manera paulatina para ir ganando confianza y crear un buen ambiente de trabajo que se base en el reparto de tareas.
¿Cuándo y qué delegar?
Para saber cuándo delegar quizás tenga que verte en alguna de estas situaciones y pensar qué vamos a ganar si lo hacemos. Por ejemplo, piensa en si delegar esa tarea te dejará más tiempo para dedicarlo a otros trabajos más importantes dentro de la empresa. Si la respuesta es sí, está claro que es el momento de delegar esa tarea.
Otras preguntas que te puedes hacer es si esa tarea hará que tu compañero adquiera conocimientos o los profundice, o si delegar esa tarea conseguirá que los compañeros se sientan más implicados y tomen la iniciativa.
¡Ojo! No todas las tareas son delegables. Hay trabajos que solo tú puedes llevar a cabo y por eso lo ideal es que delegues las otras en las que no eres tan imprescindible.
Claves para aprender a delegar
Ahora sí, vamos con esas claves que te ayudarán a delegar cada día con más soltura en otras personas.
Prepárate para el momento
Lo primero será saber y seleccionar aquello que constituye la base de las funciones de tu trabajo. Recuerda que delegar no es sinónimo de liberarte de todo el trabajo para que recaiga en otros.
Lo ideal sería que hicieras una lista con todas las tareas que realizas a diario, semanal y mensualmente. Una vez la tengas, debes elegir cuáles son esenciales para ti y cuáles puedes delegar. Una vez definidas, evalúa las capacidades que requiere llevarla a cabo y la responsabilidad que conlleva.
Selecciona personas con motivación
Como ya hemos dicho en alguna ocasión, rodearte de personas con motivación y competentes es fundamental para que te sea más llevadero este paso a delegar.
Además, el punto anterior lo hemos dejado justo definiendo las capacidades que requiere llevar a cabo la actividad que vamos a delegar. Esto es para que, dentro de tus posibilidades, escojas a la persona que posea esas habilidades y capacidades para hacer frente a la tarea.
Si tienes a alguien en plantilla, tienes que hacer una lista con las competencias de cada uno. De lo contrario, tendrás que hacerte con alguien que las posea para incluirlo al equipo.
Presenta la tarea a la persona seleccionada
Para ello, vamos a tener que definir bien los objetivos que queremos conseguir con dicha tarea. No solo eso, sino que también tendremos que darle una visión global, para que entienda el contexto y el resultado que esperamos.
Una vez se lo has explicado, te recomendamos que le invites a que te lo vuelva a explicar él mismo con sus palabras. Así te aseguras de que ha entendido bien cuál es su nueva misión, las funciones que van asociadas y el resultado que queremos.
Supervisión
Hecha la selección de la persona que va a llevar a cabo esa tarea desde ahora, necesitamos asumir que en los primeros instantes podamos perder algo de nuestro tiempo. Bueno, realmente veámoslo como una inversión de nuestro tiempo.
Decimos esto porque puede que en principio tengas que formar a la persona para asumir las funciones que le has encomendado para que las realice a la perfección.
No compares constantemente como lo hace con cómo lo hacías tú. Tienes que abrir tu mente y dejarle cierta autonomía, así aportará ideas o nuevas maneras de trabajar.
Con esto concluimos estas claves para aprender a delegar en el resto del equipo aquellas tareas que cada vez precisan menos de tu presencia y hacerte cargo de las más relevantes para el negocio.
Sería divertido oír experiencias de gente que ya ha pasado por esto, así que animaros a dejarlo en los comentarios.
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