4 herramientas de trabajo colaborativo

Para los emprendedores, dueños de negocios, y personas que trabajan remoto, resulta muy útil trabajar en equipo de forma online y en tiempo real sobre un mismo proyecto. Actualmente, existen muchos programas que hoy en día permiten optimizar, mejorar el flujo y hacer trabajo colaborativo. En este artículo hablaremos sobre 4 de ellos: Canva, Mural, Google Drive y Trello.

 

Herramientas de trabajo colaborativo

Cuando se trata de trabajo remoto es clave gestionar ideas y proyectos en equipo. Colaborar entre distintas personas ayuda a tener éxito en los resultados del trabajo, para esto, existen distintos software y herramientas que ayudan a mejorar el flujo de trabajo manteniendo conectados a distintos usuarios en un mismo proyecto. Este tipo de herramientas simplifica y organiza el trabajo para lograr mayor eficiencia. A continuación mencionaremos cuatro

Trello

Se trata de un Software de colaboración de equipos que ayuda a simplificar tareas y mejorar el flujo de trabajo para mejorar resultados. Esta plataforma en formato online o como aplicación descargable conecta el trabajo entre equipos a través de una tecnología KanBan.

Trello permite a los usuarios trabajar con metodología KanBan, donde pueden agregar descripciones, cargar archivos multimedia, agregar fechas y plazos previstos del trabajo. La forma de organización que  mantiene este Software se basa en tarjetas donde las personas pueden ir establecer las tareas pendientes y las completadas. Estas tarjetas sirven para indicar las características de cada tarea a realizar, los miembros del equipo que deben participar, las fechas y también la descripción con lo que hay que hacer.

Ventajas de utilizar Trello:

• Ofrece una previsualización de todas las tareas gracias a su formato de tarjetas y tableros.
• Facilita la organización de los equipos de trabajo.
• Ofrece recursos para que los usuarios tengan todos los detalles del trabajo en un mismo lugar.
• Ofrece una versión gratuita.
• Ayuda a la gestión de tareas y mejora el flujo de trabajo para cumplir con fechas establecidas.

 

Mural

Mural es un software de colaboración de equipos que ofrece a los usuarios la posibilidad de diseñar, planificar y crear grandes cuadros sinópticos con ideas para mejorar los flujos de trabajo. La plataforma permite almacenar documentos y compartir datos con miembros de un equipo.

Esta plataforma simula un gran mural de ideas, pero en formato digital. Donde cada miembro del equipo puede ver las anotaciones de otros usuarios y así tener una idea global de un proyecto.

Entre las ventajas y funciones que ofrece este Software se encuentran:

• Organización y planificación de tareas.
• Palabras claves e información resumida sobre un proyecto global.
• Ofrece plantillas personalizables, registro de ideas, mapas entre otras herramientas de gestión.
• Gestión del tiempo de las tareas: Entre sus incorporaciones permite agregar temporizadores a las actividades y fechas.

Google Drive

Google Drive es un servidor de almacenamiento que ofrece a los usuarios varias herramientas para trabajar de forma colaborativa. Hasta el momento es uno de los más utilizados para gestionar el trabajo gracias a su variedad de herramientas para organizar, planificar, calcular y gestionar trabajo.

En pocas palabras, este sistema funciona como un paquete de Windows Office pero en formato online. Tiene la capacidad de integrarse con otros servicios y sistemas de Google como Gmail, Android, Chrome, YouTube,  Google Analytics y Google, lo que lo hace muy útil y lo diferencia de otros servidores.

Este sitio ofrece una versión gratuita de 15 GB de espacio para que cualquier usuario pueda subir sus fotos, videos, editar documentos, hojas de calculo, entre otros. Este almacenamiento se comparte entre Drive, Gmail y Google Photos.

Dentro de Google Drive, una vez registrado, puedes empezar gratis a crear documentos, hojas de calculo, presentaciones del estilo powerpoint, formularios para hacer encuestas, dibujos de google, conectar con aplicaciones, entre otras funciones.

Ventajas de utilizar Google drive:

• Es posible crear, editar y guardar documentos de forma colaborativa con tu equipo de trabajo.
• Puedes crear hojas de calculo al estilo Excel para planificar tareas y trabajos en general.
• Puedes subir contenidos y organizarlos en carpetas, que luego puedes liberar el acceso para compartirlo con otras personas.
• Puedes crear presentaciones de trabajo y compartirlas con tu equipo.
• Hacer encuestas y seguimientos de tus clientes potenciales gracias a los formularios gratuitos que ofrece, además una vez realizados permite ver las métricas de respuestas para generar un informe del proyecto o trabajo realizado.
• Trabajar en linea con otras personas sobre un mismo proyecto, hacer comentarios sobre cuestiones y correcciones.
• Trabajar sin conexión y que luego se guarden los cambios.
• Es una interfaz muy sencilla e intuitiva de utilizar. No es necesario tener conocimientos previos.

Canva

Canva es una plataforma de diseño gráfico ideal para crear piezas, trabajar en equipo, crear contenido, entre otras funciones. Ofrece un sitio online, una aplicación para teléfono móvil y otra para PC.

Este programa se caracteriza principalmente para trabajos de diseño como contenido para redes sociales, presentaciones de equipo, métricas, flyers, entre otros. Es posible agregar el mail de otras personas, o liberar el acceso para que varios miembros de un equipo trabajen sobre un mismo proyecto.

Canva ofrece miles de plantillas predeterminadas para que los usuarios editen a gusto. Para utilizar este programa no es necesario tener conocimientos previos, ya que ofrece una interfaz muy intuitiva y fácil de usar. Además, gran parte de las plantillas son gratuitas para que cualquier usuario tenga acceso a un buen diseño. Sin embargo, si eres diseñador o quieres llevar tus piezas gráficas al siguiente nivel, la plataforma también ofrece una versión paga (Pro) para disfrutar de todas sus herramientas.

Dentro de Canva es posible, agregar colores, tipografías, elementos de la app, subir archivos multimedia y con las últimas incorporaciones, ahora también es posible utilizar inteligencia artificial para crear imágenes.

Ventajas de utilizar Canva:

• Es intuitivo y fácil de utilizar.
• Permite crear diseños profesionales sin la necesidad de tener experiencia previa en diseño.
• Es posible editar cualquier diseño en equipo, simplemente compartiendo el link del proyecto o cargando el mail de los integrantes.
• Ofrece más de 8000 plantillas gratuitas.
• Tiene un banco de imágenes.
• Ofrece herramientas de inteligencia artificial para crear imágenes a partir de texto.
• Permite hacer carpetas y organizar los diseños realizados.

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