Guía básica: Google Drive modo experto

Google Drive es una de las herramientas más utilizadas en el mundo digital gracias a su variedad de funciones, desde creación de documentos y hojas de calculo hasta la posibilidad de hacer encuestas en sus formularios online. En este artículo mencionaremos una guía básica de cómo utilizar las herramientas más conocidas de Google Drive en modo experto.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un software que brinda herramientas para que los usuarios trabajen en linea. Entre sus principales ventajas se encuentran la posibilidad de hacer trabajo colaborativo con un equipo de trabajo y 15 GB de almacenamiento gratuito que ofrece la plataforma a cada usuario que se registra.

Este software se caracteriza por ser una herramienta de almacenamiento en la nube, que les ofrece a los usuarios la posibilidad de organizar, administrar y almacenar sus archivos personales o corporativos. Este formato, permite que los usuarios accedan a sus archivos desde cualquier dispositivo ingresando directamente a su cuenta personal.

Guía Básica de herramientas para utilizar Google Drive modo experto

Google drive ofrece distintas herramientas para lograr excelentes resultados en el trabajo, en la organización diaria, en el estudio o en la gestión de proyectos.  A continuación, te contaremos sobre las herramientas más populares que ofrece este servidor y cómo utilizar cada opción para sacar el máximo provecho a tu cuenta de Google Drive.

1. Google Docs

Google Docs es una herramienta de Drive que le permite a los usuarios crear, editar y trabajar con documentos en linea accediendo desde cualquier dispositivo conectado a internet o datos móviles. Es una herramienta similar al word, donde es posible crear textos, agregar imágenes, cambiar tipografías, tamaño de letras y colores,  realizar búsquedas dentro del mismo por palabras clave y trabajar de forma colaborativa con otras personas.

Este sistema está pensado para que los usuarios trabajen en línea, por eso es fundamental tener internet para guardar los cambios, sin embargo, una de sus actualizaciones permite trabajar sin conexión y guardar los datos cuando el dispositivo se conecte a alguna red, lo cual ofrece en beneficio de continuar trabajando sobre el documento y que este se guarde al conectarnos.

Registrate

Crea una cuenta de Google, si todavía no tienes una, e ingresar al drive. Seleccionar «+ Nuevo» al costado izquierdo de la pantalla y hacer click en «Documentos de Google».

Herramientas

Una vez que se haya ingresado, es posible empezar a utilizar la barra de herramientas que se encuentra sobre el documento y escribir texto, cambiar tipografías, colores, entre otras funciones utilizando la barra de herramientas que aparece en la parte superior a la hoja.

Es una metodología muy similar a la de word, pero en formato online. De esta manera, una gran ventaja que tiene es que a medida de que se va utilizando, se van guardando los cambios del documento.

Compartir el documento

En caso de compartir el documento, simplemente debemos dirigirnos al botón «Compartir» al costado superior derecho y agregar el mail de la persona que nos gustaría agregar. Otra opción es liberar el vinculo, copiarlo y envíarselo por algún medio a un equipo de trabajo para que puedan ingresar al documento.

2. Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo, son una herramienta que brinda Google drive similar al excel. Permiten realizar planificaciones, cálculos y mantener una organización tanto personal como laboral.

Con las hojas de cálculo es posible agregar títulos, cuadros, hacer cuentas, llevar registros, crear columnas, gráficos, subir archivos, entre otras herramientas. Todas estas opciones y más puedes encontrarlas en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior a la hoja. Al igual que todas las herramientas de drive, la hoja de cálculo se almacena en la nube, es posible ingresar desde cualquier dispositivo y ofrece la posibilidad de colaborar con otras personas en un mismo documento.

Registrate

Crea una cuenta de Google, si todavía no tienes una, e ingresar al drive. Seleccionar «+ Nuevo» al costado izquierdo de la pantalla y hacer click en «hojas de cálculo».

Herramientas

Una vez que se haya ingresado, puedes encontrar la barra de herramientas en la parte superior del documento.

Es posible empezar realizar tablas, gráficos, crear varias páginas de cálculo, organizar actividades, crear cuadros, entre otras posibilidades. Todas las funciones están disponibles en la barra de herramientas superior.

Compartir con terceros

En caso de compartir el documento, simplemente debemos dirigirnos al botón «Compartir» y agregar el mail de la persona que nos gustaría agregar o liberar el acceso para compartirlo con el equipo de trabajo.

No es necesario guardar el documento ya que al conectarse a una red de internet, drive lo guarda automáticamente.

3. Formularios de Google

Los formularios de Google son una excelente herramienta para realizar encuestas. Estos formularios se almacenan en la nube y se trabajan de forma online. Muchos usuarios de internet los utilizan para crear encuestas de investigación, encuestas de satisfacción al cliente, conocer su público objetivo para el lanzamiento de un producto o servicio, gestionar un evento, entre otras posibilidades de uso.

Esta herramienta resulta muy eficiente para la gestión y organización, además brinda métricas que se ven reflejadas a medida que las personas van respondiendo el formulario. Luego con estas métricas es posible realizar informes, presentaciones e investigaciones sobre distintos temas.

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Crea una cuenta de Google, si todavía no tienes una, e ingresar al drive. Seleccionar «+ Nuevo» al costado izquierdo de la pantalla y hacer click en «formularios de Google».

Herramientas

Gracias  esta herramienta que ofrece Google es posible empezar a configurar preguntas con respuestas. La plataforma online brinda la posibilidad de crear respuestas con opciones, con texto breve, con parrafo y casillas, lo cual lo convierte en una herramienta muy completa para distintos usos que cada usuario quiera asignarle.

Cómo enviar los formularios

En caso de enviar el documento, simplemente debemos dirigirnos al botón violeta de «enviar» y agregar el mail de la persona que nos gustaría que responda. Otra opción es liberar el acceso para compartir el link a través de redes sociales o medios de comunicación.

4. Presentaciones de Google

Otra herramienta muy útil que presenta Google Drive son las «Presentaciones». Es posible crear presentaciones de trabajos corporativos o personales de forma sencilla e intuitiva. Google permite agregar textos, archivos y elementos gráficos para conseguir una presentación de calidad y profesional.

Además una ventaja que presenta esta herramienta es que Google ofrece varias plantillas predeterminadas para que los usuarios completen con sus datos y consigan resultados profesionales sin la necesidad de saber de diseño.

Registrate

Crea una cuenta de Google, si todavía no tienes una, e ingresar al drive. Seleccionar «+ Nuevo» al costado izquierdo de la pantalla y hacer click en «Presentaciones de Google».

Herramientas

Una vez que se haya ingresado, es posible seleccionar una plantilla predeterminada y empezar a realizar la presentación. La plataforma permite agregar textos, gráficos, tablas, elementos y archivos personales para lograr excelentes resultados. Todas estas funciones se encuentran en la barra de herramientas superior a las hojas de presentación.

Compartir el documento con otros miembros

Es posible compartir este documento para editarlo en linea con otras personas, para hacerlo simplemente debes hacer click en «Compartir» y agregar el mail de la persona que te gustaría integrar al proyecto o liberar el acceso del mismo, copiar el link y enviarlo a los otros miembros.

Ventajas de utilizar herramientas de Google Drive

• Permite guardar automáticamente lo que ayuda a que no se pierdan archivos por falta de guardado.
• Ofrece la posibilidad de trabajar de forma colaborativa.
• Todas sus herramientas son gratuitas y de libre acceso para los usuarios.
• Permite llevar una planificación y organización del trabajo.
• Ofrece una gran variedad de herramientas para el uso que cada usuario quiera dar.
• Es fácil e intuitivo de usar.

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